Digitales Rechnungsmanagement erfolgreich eingeführt
Nach mehrjähriger Planung verfügt die Stadt Leoben seit Anfang 2024 über ein digitales Rechnungsmanagement – eine wichtige Grundlage für eine zukunftsorientierte Verwaltung.
19.11.2024

Bild: leopress
Gesamter Prozess läuft papierlos
Seit Anfang 2024 verfügt die Stadt Leoben über ein digitales Rechnungsmanagement, mehr als 60.000 Eingangsrechnungen wurden, damit bereits digital erfasst und digital gezeichnet. Der gesamte Prozess – vom Rechnungseingang per E-Mail bis zur Auszahlung – ist auf diese Weise papierlos möglich. Rechnungen, die noch per Post einlangen, werden mittels QR-Codes digitalisiert.
Auch der gesamte Unterschriftenlauf wurde auf diese Weise digitalisiert und kann nun zeit- und ortsunabhängig beispielsweise auch im Home-Office erfolgen. Dies sorgt für ein schnelleres Arbeiten, ist revisionssicher und erspart unter anderem ein physisches Archiv sowie tausende Papierausdrucke. Auf die Revisionssicherheit wurde besonders großer Wert gelegt, um den gesetzlich geforderten Qualitäts- und Sicherheitsansprüchen gerecht zu werden.
Umfangreiches Schulungsprogramm und „Digital Coaches“
Nach einer mehrjährigen Planung mit intensiver Pilotphase und verschiedenen Testläufen wurde im Herbst 2023 mit der Vorbereitung für den Live-Betrieb begonnen. 200 Mitarbeiter:innen durchliefen ein intensives internes Schulungsprogramm und wurden in der ersten Live-Phase von internen „Digital Coaches“ der Stadt Leoben begleitet.